STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENCOCOKAN DAN PENELITIAN DATA KEPENDUDUKAN

I. PENGECEKAN
1. Pengecekan status kependudukan seseorang dalam Lingkungan/Dusun, dengan memperhatikan status domisili (masih berdomisili atau sudah pindah ketempat lain);
2. Pengecekan data ganda, melalui pengecekan terhadap formulir F-1.01 Pemutakhiran antara satu dangan lainnya :
Apabila ditemukan 2 (dua) buah atau lebih formulir F-1.01 dalam satu keluarga, dengan nomor KK yang berbeda (KK ganda), maka penduduk yang bersangkutan diharuskan memilih nomor KK yang NIK-nya sudah tercantum dalam Dokumen Kependudukan lainnya, misalnya : sudah tercantum Kartu Tanda Penduduk (KTP);
3. Pengecekan data penduduk yang belum tercetak pada formulir F-1.01 Pemutakhiran atau penduduk yang belum pernah mengisi formulir F-1.01;
4. Pencocokan antara formulir F-1.01 Pemutakhiran yang diterima dengan keberadaan penduduk di Lingkungan/Dusun dimaksud.
Apabila formulir F-1.01 Pemutakhirannya ada, namun penduduknya tidak ada, maka harus dilakukan pencatatan tentang penyebabnya pada lembar bawah isian Formulir F-1.01 Pemutakhiran dimaksud. Pencatatan ini, pada akhirnya akan dituangkan dalam BA Pengembalian.

II. COKLIT/PENGISIAN F-1.01.
1. Elemen data yang tidak perlu dilakukan coklit, meliputi :
1) Kode dan Nama Provinsi (Provinsi tempat pemutakhiran);
2) Kode dan Nama Kabupaten/Kota (Kabupaten/Kota tempat pemutakhiran);
3) Kode dan Nama Kecamatan (Kecamatan tempat pemutakhiran);
4) Kode dan Nama Kelurahan/Desa (Kelurahan/Desa tempat pemutakhiran);
5) Nomor Kartu Keluarga atau default;
6) Nomor Induk Kependudukan atau default.

2. Elemen data yang harus dilakukan coklit/pengisian, meliputi :
1) Data Keluarga
a). Nama Kepala Keluarga :
Periksa nama kepala keluarga yang bersangkutan. Jika ditemukan kesalahan redaksional (salah ketik atau salah huruf), dapat langsung dimasukkan pada kolom koreksi.
Urutan verifikasi dan validasinya adalah sebagai berikut :
1. Akta Kelahiran/Surat Kenal Lahir.
2. Ijazah terendah.
3. Dokumen lainnya (KK, KTP, ASKESKIN, dll).
4. Pengakuan Sendiri.
b). Alamat :
Disesuaikan dengan domisili penduduk yang bersangkutan. Jika terjadi kesalahan alamat, sebelum pengisian kolom koreksi, penduduk harus dapat memperlihatkan Kartu Tanda Penduduk (KTP) atau Kartu Keluarga. Alamat yang ditulis dalam Kartu Keluarga, lengkap dengan nama jalan dilengkapi dengan nomor rumah (jika ada) atau Lingkungan/Dusun, Kelurahan/Desa, Kecamatan, Kabupaten dan Provinsi.

2) Data Individu
a). Kolom 1 : Nomor Urut (Tidak perlu dikoreksi)
b). Kolom 2 : NIK (Tidak perlu dikoreksi)
c). Kolom 3 : Nama Lengkap
Disesuaikan dengan nama penduduk yang bersangkutan. Jika ditemukan kesalahan redaksional (salah ketik atau salah huruf), dapat langsung dimasukkan pada kolom koreksi.



Urutan verifikasi dan validasinya adalah sebagai berikut :
1. Akta Kelahiran/Surat Kenal Lahir.
2. Ijazah terendah.
3. Dokumen lainnya (KK, KTP, ASKESKIN, dll).
4. Pengakuan Sendiri.
d). Kolom 4 : Nomor Paspor
Periksa sesuai dengan Nomor Paspor yang dimiliki yang masih berlaku. Perbaiki bila terdapat kesalahan/perubahan dengan menuliskan data yang benar pada kolom koreksi.
e). Kolom 5 : Tanggal Berakhir Paspor :
Periksa sesuai dengan tanggal, bulan dan tahun berakhir Paspor yang masih berlaku. Perbaiki bila terdapat kesalahan/perubahan dengan menuliskan data yang benar pada kolom koreksi.
f). Kolom 6 : Jenis Kelamin :
Sesuaikan dengan jenis kelamin yang bersangkutan, Perbaiki bila terdapat kesalahan dengan menuliskan data yang benar pada kolom koreksi.
g). Kolom 7 : Tempat Lahir
Tempat lahir dituliskan sesuai dengan yang tertera dalam dokumen yang dimiliki seperti akta Kelahiran, Surat Kenal Lahir, Ijazah dan KTP atau dokumen Kependudukan lainnya. Untuk kelahiran penduduk setelah coklit ini, maka tempat lahir ditulis nama kabupaten. Perbaiki bila terdapat kesalahan/perubahan dengan menuliskan data yang benar pada kolom koreksi.
h). Kolom 8 : Tanggal/Bulan/Tahun Lahir
1. Akta Kelahiran/Surat Kenal Lahir.
2. Ijazah terendah.
3. Dokumen lainnya (KK, KTP, ASKESKIN, dll).
4. Pengakuan Sendiri.
5. Jika tidak ada, maka Tanggal/Bulan/Tahun lahir dituliskan sesuai dengan ketentuan sbb :
Jika tidak diketahui tanggal/bulan/tahun lahir penduduk, harap ditulis tanggal 01 bulan 07 (juli) sedangkan tahun sesuai pendekatan kejadian-kejadian penting yang diingatnya.
Jika bulan saja tidak diketahui maka ditulis bulan Juli.
Jika Tanggal saja tidak diketahui maka tulis tanggal 15
Perbaiki bila terdapat kesalahan/perubahan dengan menuliskan data yang benar pada kolom koreksi.
i). Kolom 9 : Akta Kalahiran/Surat Kenal Lahir
Urutan verifikasi dan validasinya adalah sebagai berikut :
1. Diisi dengan ”tidak ada”, apabila Akta kelahiran maupun Surat Kenal lahir tidak dimiliki.
2. Diisi dengan ” ada ”, apabila :
- Baik Akta Kelahiran maupun Surat Kenal Lahir dimiliki.
- Akta Kelahiran dimiliki, Surat Kenal Lahir tidak dimiliki.
- Akta Kelahiran tidak dimiliki, Surat Kenal Lahir dimiliki.
Perbaiki bila terdapat kesalahan/perubahan dengan menuliskan data yang benar pada kolom koreksi.
j). Kolom 10 : Nomor Akta Kelahiran/Surat Kenal Lahir
Bagi penduduk yang mempunyai akta Kelahiran/Surat Kenal Lahir, koreksi disesuaikan dengan Nomor Akta Kelahiran, atau Nomor Surat Kenal Lahir, tetapi apabila keduanya dimiliki, yang ditulis adalah Nomor Akta Kelahiran.
Perbaiki bila terdapat kesalahan/perubahan dengan menuliskan data yang benar pada kolom koreksi.
k). Kolom 11 : Golongan Darah
Disesuaikan dengan jenis golongan darah yang terdapat pada dokumen kependudukan, jika tidak diketahui ditulis dengan pilihan ”tidak tahu”, dan tidak boleh mengada-ada.
Perbaiki bila terdapat kesalahan/perubahan dengan menuliskan data yang benar pada kolom koreksi.

l). Kolom 12 : Agama/Kepercayaan
Disesuaikan dengan dokumen kependudukan yang dimiliki. Apabila terjadi perubahan agama/kepercayaan yang dianutnya, diwajibkan membuat Surat Pernyataan Perubahan Data Kependudukan dan dilampirkan Surat Keterangan dari Pemuka Agama/Kepercayaan.
Perbaiki bila terdapat kesalahan/perubahan dengan menuliskan data yang benar pada kolom koreksi.
m). Kolom 13 : Status Perkawinan :
Urutan verifikasi dan validasinya adalah sebagai berikut :
1. Diisi dengan ”Belum Kawin” : Apabila penduduk belum pernah melangsungkan perkawinan, baik perkawinan secara adat, agama, kepercayaan maupun perkawinan yang diakui pemerintah.
2. Diisi dengan ”kawin” : Apabila penduduk masih terikat perkawinan, baik secara adat, agama maupun perkawinan yang diakui pemerintah. Apabila penduduk dalam kondisi pisah ranjang atau pisah rumah namun belum mengalami perceraian secara resmi, maka yang bersangkutan tetap berstatus ”Kawin”
3. Diisi dengan ”Cerai Hidup” : Apabila perkawinan penduduk mengalami proses perceraian diakibatkan dikeluarkannya Penetapan Perceraian oleh lembaga yang resmi menetapkan perceraian tersebut.
4. Diisi dengan ”Cerai Mati” : Apabila perkawinan penduduk mengalami perceraian diakibatkan oleh pasangannya mengalami kematian.
Perbaiki bila terdapat kesalahan/perubahan dengan menuliskan data yang benar pada kolom koreksi.
n). Kolom 14 : Akta Perkawinan/Buku Nikah
Urutan verifikasi dan validasinya adalah sebagai berikut :
1. Diisi dengan ”Tidak ada” apabila penduduk tidak memiliki Akta Perkawinan maupun Buku Nikah.
2. Diisi dengan ”Ada” apabila penduduk :
 Memiliki Akta Perkawinan maupun Buku Nikah.
 Memiliki Akta Perkawinan tetapi tidak memiliki Buku Nikah.
 Tidak memiliki Akta Perkawinan tetapi memiliki Buku Nikah.
Perbaiki bila terdapat kesalahan/perubahan dengan menuliskan data yang benar pada kolom koreksi.
o). Kolom 15 : Nomor Akta Perkawinan/Buku Nikah :
Disesuaikan dengan Nomor Akta Perkawinan/Buku Nikah yang dimiliki oleh penduduk yang bersangkutan. Bagi penduduk yang mengaku status perkawinannya ”kawin”, namun tidak dapat menunjukkan bukti perkawinan berupa Akta Perkawinan/Buku Nikah, maka diberikan tanda ”-”
Perbaiki bila terdapat kesalahan/perubahan dengan menuliskan data yang benar pada kolom koreksi.
p). Kolom 16 : Tanggal Perkawinan :
Disesuaikan dengan tanggal perkawinan yang tertulis pada Akta Perkawinan/Buku Nikah yang dimiliki oleh penduduk yang bersangkutan. Jika tidak memiliki Akta Perkawinan/Buku Nikah, maka diberikan tanda ”-”
Perbaiki bila terdapat kesalahan/perubahan dengan menuliskan data yang benar pada kolom koreksi.
q). Kolom 17 : Akta Perceraian/Surat Cerai :
Urutan verifikasi dan validasinya adalah sebagai berikut :
1. Diisi dengan ”Tidak ada” apabila status penduduk ”Cerai Hidup” namun tidak memiliki Akta Perceraian/Surat Cerai. Diisi dengan ”Tidak ada” apabila Akta Perceraian/Surat Cerai Penduduk hilang.
2. Diisi dengan ”Ada” apabila status penduduk adalah ”Cerai Hidup” dan memiliki Akta Perceraian/Surat Cerai.
Perbaiki bila terdapat kesalahan/perubahan dengan menuliskan data yang benar pada kolom koreksi.
r). Kolom 18 : Tanggal Perceraian :
Disesuaikan dengan tanggal yang tertulis pada Akta Perceraian/Surat Cerai yang dimiliki oleh penduduk yang bersangkutan. Jika tidak memiliki Akta Perceraian/Surat Cerai, maka diberikan tanda ”-”
Perbaiki bila terdapat kesalahan/perubahan dengan menuliskan data yang benar pada kolom koreksi.
s). Kolom 19 : Nomor Akta Perceraian/Surat Cerai :
Disesuaikan nomor Akta Perceraian/Surat Cerai yang dimiliki oleh penduduk yang bersangkutan. Jika tidak memiliki Akta Perceraian/Surat Cerai, maka diberikan tanda ”-”
Perbaiki bila terdapat kesalahan/perubahan dengan menuliskan data yang benar pada kolom koreksi.
t). Kolom 20 : Status Hubungan Dalam Keluarga :
Disesuaikan dengan status hubungan penduduk yang bersangkutan dengan kepala keluarga. Perbaiki bila terdapat kesalahan/perubahan dengan menuliskan data yang benar pada kolom koreksi.
u). Kolom 21 : Kelainan Fisik dan Mental :
Kelainan Fisik dan Mental adalah kelainan bentuk tubuh dari bentuk normal, serta mental yang tidak wajar, seperti : idiot, orang gila, pincang dan lain-lain.
Disesuaikan dengan kelainan Fisik dan Mental yang dimiliki.
Urutan verifikasi dan validasinya adalah sebagai berikut :
1. Diisi dengan ”Tidak ada” apabila penduduk tidak memiliki kelainan fisik maupun mental.
2. Diisi dengan ”Ada” apabila penduduk memiliki kelainan fisik dan mental. Yang dimaksud dengan kelainan disini adalah cacat tubuh baik secara fisik maupun mentalnya.
Perbaiki bila terdapat kesalahan/perubahan dengan menuliskan data yang benar pada kolom koreksi.
v). Kolom 22 : Penyandang Cacat :
Penyandang Cacat adalah kelainan yang disebabkan tidak berfungsinya panca indra, seperti : Tuna Netra (buta), Tuna Rungu (tuli), dan lain-lain.
Diisikan dengan kondisi kecacatan yang dimiliki oleh penduduk.
Perbaiki bila terdapat kesalahan/perubahan dengan menuliskan data yang benar pada kolom koreksi.
w). Kolom 23 : Pendidikan Terakhir :
Urutan verifikasi dan validasinya adalah sebagai berikut :
1. Diisi dengan ”Tidak/Belum Sekolah” apabila penduduk memang tidak pernah mengenyam pendidikan formal atau belum mengenyam pendidikan formal.
2. Apabila penduduk pernah duduk di bangku sekolah dasar atau sederajat namun tidak tamat atau belum memiliki ijazah tanda kelulusan maka yang bersangkutan harus mengisi dengan pilihan ”Belum Tamat SD/Sederajat”.
3. Apabila penduduk sudah memiliki ijazah/tanda kelulusan, maka yang diisi adalah yang sesuai dengan ijazah/tanda kelulusan yang dimiliki. Contoh : Penduduk telah duduk di kelas II SLTP, maka pendidikan terakhir yang dipilih adalah Tamat SD/Sederajat, dan seterusnya.
Perbaiki bila terdapat kesalahan/perubahan dengan menuliskan data yang benar pada kolom koreksi.
x). Kolom 24 : Jenis Pekerjaan :
Urutan verifikasi dan validasinya adalah sebagai berikut :
1. Diisi dengan ”Belum/Tidak Bekerja” apabila penduduk sampai dengan saat pencatatan memang tidak/belum pernah bekerja yang mendatangkan pendapatan/gaji tertentu.
2. Sedang pilihan jenis pekerjaan yang diisikan adalah pekerjaan utama yang saat ini disandang oleh penduduk. Apabila penduduk memiliki pekerjaan lainselain pekerjaan utama, maka yang ditulis adalah pekerjaan utamanya.
Contoh : Penduduk seorang Guru yang menyambi menjadi tukang ojek, maka pilihan pekerjaannya adalah Guru.
Perbaiki bila terdapat kesalahan/perubahan dengan menuliskan data yang benar pada kolom koreksi.

3. Data Orang Tua
a. Nama Lengkap Ibu
Disesuaikan dengan dokumen kependudukan yang dimiliki. Apabila penduduk yang bersangkutan tidak memiliki dokumen kependudukan, maka berdasarkan dengan pengakuan penduduk yang bersangkutan.
b. Nama Lengkap Ayah
Disesuaikan dengan dokumen kependudukan yang dimiliki. Apabila penduduk yang bersangkutan tidak memiliki dokumen kependudukan, maka berdasarkan dengan pengakuan penduduk yang bersangkutan.
Bagi anak yang status hukumnya sebagai anak dari seorang ibu pada akta kelahiran, karena anak tersebut dilahirkan di luar perkawinan yang sah, maka nama lengkap ayah tidak dapat dicantumkan dalam kolom 26 (nama lengkap ayah).

4. Data Administrasi
a. Nama Petugas (pada F-1.01 Pemutakhiran) :
Ditulis dengan nama Petugas Lapangan (Kepala Lingkungan/Dusun) sesuai alamat penduduk pada saat pelaksanaan pemutakhiran data dilakukan.
b. Nama Kepala Lingkungan/Dusun (pada F-1.01)
Ditulis dengan nama Kepala Lingkungan/Dusun sesuai alamat penduduk pada saat pelaksanaan pemutakhiran data dilakukan.

III. PENDAFTARAN BAGI PENDUDUK YANG BELUM MASUK DALAM DATABASE KEPENDUDUKAN
1. Apabila penduduk yang bersangkutan merupakan tambahan anggota dalam suatu keluarga yang telah terdata dalam Database Kependudukan, maka yang bersangkutan didata melalui Formulir F-1.01 Pemutakhiran dan menjadi tambahan anggota dalam keluarga dimaksud.
2. Apabila penduduk yang belum terdata tersebut merupakan satu keluarga. Maka, petugas coklit melakukan pendaftaran penduduk melalui pengisian Formulir F-1.01 Per Keluarga dan proses selanjutnya disesuaikan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Ketentuan urutan verifikasi dalam pengisian setiap elemen data pada Formulir Biodata Per Keluarga (F-1.01) sama seperti pada saat melakukan penelitian dan pencocokan (pengisian) Formulir F-1.01 Pemutakhiran.

IV. PENGURANGAN ANGGOTA KELUARGA
1. Pengurangan anggota keluarga karena pindah dan meninggal, dicoret dengan satu garis.
2. Apabila yang pengurangan terjadi pada Kepala Keluarga, maka yang pertama harus ditentukan adalah Kepala Keluarga, kemudian perbaiki Status Hubungan Dengan Kepala Keluarga disesuaikan.

V. PISAH KK dan PENGGABUNGAN KK
1. Pendaftaran penduduk Pisah KK, dilakukan dengan :
a. Coret penduduk yang membentuk KK baru pada F-1.01 Pemutakhiran, beri keterangan dikolom catatan ”PISAH KK”.
b. Daftarkan penduduk yang membentuk KK baru pada F-1. 01 per Keluarga. Jepret F-1.01 Pemutakhiran dengan F-1.01 per Keluarga.
2. Pendaftaran Penggabungan KK, dilakukan dengan :
F-1.01 Pemutakhiran yang akan melakukan penggabungan KK dijepret, beri catatan ”GABUNG KK”, perbaiki Status Hubungan Dengan Keluarga.

VI. PERGANTIAN KEPALA KELUARGA
Jika terjadi pergantian Kepala Keluarga, maka terlebih dahulu tentukan siapa yang akan menjadi Kepala Keluarga, kemudian sesuaikan ”Status Hubungan Dengan Kepala Keluarga” anggota keluarga yang lain.

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) DISTRIBUSI FORMULIR F-1.01

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
DISTRIBUSI FORMULIR F-1.01


Tahapan-tahapan dalam rangka pendistribusian formulir F-1.01 Pemutakhiran maupun formulir F-1.01 Per Keluarga adalah sebagai berikut :

I. Di Tingkat Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil :
1. Pencetakan formulir F-1.01 yang telah terisi (formulir F-1.01 Pemutakhiran) maupun F-1.01 kosong. Kemudian dibuat Daftar Rekapitulasi jumlah formulir yang dicetak per Dusun/Lingkungan.
2. Pemilahan (sortir) per Dusun/Lingkungan per Kelurahan per Kecamatan. Dalam proses pemilahan ini, juga dilakukan pengecekan apakah yang dicetak ini sudah sesuai dengan nomor formulir yang dicetak, kalau ditemukan ada formulir yang tidak dicetak, akan dilakukan pencetakan ulang.
3. Pengepakan (packing) formulir F-1.01 Pemutakhiran dengan pengelompokan sebagai berikut :
- Per Dusun/Lingkungan
- Per Desa/Kelurahan
- Terakhir per Kecamatan
Berikut dengan F-1.01 kosong per desa sebanyak 5 % dari jumlah KK per desa dimaksud. Disiapkan Berita Acara Pengiriman secara berjenjang sebagai berikut :
- Berita Acara Pengiriman dari Dinas ke kecamatan
- Berita Acara Pengiriman dari kecamatan ke Desa/Kelurahan
- Berita Acara Pengiriman dari desa/kelurahan ke Dusun/Lingkungan
4. Pendistribusian dari Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil ke kecamatan.

II. Di Tingkat Kecamatan :
1. Pengecekan formulir F-1.01
Pengecekan dilakukan terhadap Formulir F-1.01 Pemutakhiran maupun Formulir F-1.01 per Keluarga berdasarkan per desa/kelurahan. Apabila ternyata ditemukan kekurangan jumlah formulir, maka harus dilaporkan ke Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil.
2. Pemilahan per desa/kelurahan
3. Penandatangan Berita Acara Pengiriman
4. Pendistribusian ke desa/kelurahan

III. Di Tingkat Desa/Kelurahan :
1. Pengecekan formulir F-1.01 Dusun/Lingkungan
Pengecekan dilakukan terhadap Formulir F-1.01 Pemutakhiran maupun Formulir F-1.01 kosong berdasarkan per Dusun/Lingkungan. Apabila ternyata ditemukan kekurangan jumlah formulir, maka harus dilaporkan ke Kecamatan.
2. Pemilahan per Dusun/Lingkungan
3. Penandatangan Berita Acara Pengiriman
4. Pendistribusian Dusun/Lingkungan

IV. Di Tingkat Dusun/Lingkungan :
1. Pengecekan formulir F-1.01
Pengecekan dilakukan terhadap Formulir F-1.01 Pemutakhiran maupun Fomulir F-1.01 kosong. Apabila ternyata ditemukan kekurangan jumlah formulir, maka harus dilaporkan ke desa/kelurahan.
2. Penandatangan Berita Acara Pengiriman